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Les documents commerciaux
Le délai de prescription commerciale de droit commun est depuis 2008 réduit à 5 ans (article L110-4 du code de commerce). C’est donc ce délai de conservation qui est à retenir en ce qui concerne la conservation de tous les documents commerciaux (contrats notamment).
Les documents comptables
Les documents comptables, qu’ils s’agisse des états comptables courants (journaux, grand livre…) ou des pièces justificatives (telles que factures d’achats ou de ventes) doivent être conservés 10 ans (article L123-22 du code de commerce).
Les documents bancaires quant à eux doivent être conservés 5 ans (talons de chèques, relevés bancaires…) d’après les dispositions de l’article L110-4 du code de commerce.
Bien que la prescription fiscale soit de 3 ans, les documents sur lesquels peuvent s’exercer le droit de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale doivent être conservés 6 ans (article L102 B du livre des procédures fiscales), principalement en raison des reports déficitaires des années antérieures aux périodes controlées qui peuvent être remis en cause par l'Administration fiscale.
Ce délai court à compter de la date de la dernière opération mentionnée dans les livres ou registres, ou à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Dans le domaine des paies, le délai de conservation applicable est de 5 ans, sauf exceptions.
Ce délai concerne notamment les bulletins de salaire (article L3243-4 du code du travail), le registre unique du personnel (délai courant à compter du départ du dernier salarié), tous documents concernant les contrats de travail, soldes de tout compte, primes, régimes de retraite…
A noter que concernant les charges sociales et les taxes assises sur les salaires, le délai de conservation est de 3 ans.
